如果你也有以上的症狀的話, 由David Allen 所提出來的這套GTD, Getting Things Done, 個人行動管理流程 (中譯本為”搞定！：2分鐘輕鬆管理工作與生活”), 應該是一帖良藥
這本書的中心概念, 我把他整理成...
- 隨時蒐集: 將生活中所得到的資訊, 想到該做的事, 突然出現在腦海中的Ideas…等, 記在一個或少數幾個方便的地方, 以便有時間時處理, 記錄的媒介要方便, 且隨時可取得的, 像是PDA, 隨身的筆記本...等
- 明確規劃: 將蒐集來的總總資訊, 先篩選出覺得沒必要的立即丟棄, 再來不需有動作的 (像是一篇好文章) 則歸檔, 要做但不是很重要或不想立即執行的 (像是騎自行車環台), 就列到”某一天”清單, 表示以後看看是否執行.剩下的, 表示要有所動作的事, 第一, 在兩分以內可處理的, 馬上處理掉, 再將其餘工作分配到行事曆中, 或是列到”下一步動作”中, 隨時在有時間時完成. 而比較複雜的工作 (像是學英文), 則以專案方式執行, 隨時review 進度並將細分的工作 (如念空中英語教室第一課, 就可能是學英文專案的一部分), 列到行事曆或下一步動作清單中.
- 徹底執行: 這不用多說了, 就是個人的執行力...再好的計劃及方式, 都要有執行力去執行才行. 而GTD 的作法是將該做的事分成小項的任務, 從完成任務中所得到的成就感, 會促使自己完成更多的任務, 而形成一個良性的循環
- 定期回顧: 這點也很重要, 定期要看看有沒有蒐集來的資訊沒處理, 有沒有”下一步動作” 的任務拖太久了, 專案計劃是否執行, 等於是將GTD 的系統保養, 上潤滑劑.
** 其中David Allen 也提到要將任務依情境分類, 如”電話”類, 就表示有電話在手時可以做的事, “電腦”類, 就是要有電腦才能做的事 (ex. 回e-mail), 不過我把他省略了. 因為我的任務沒那麼多, 分類的話反而增加了系統的複雜度了.
下圖是由DIY Planner這個網站所取得, 我覺得他整理的很好, 把整個概念及流程都說明地很清楚
值得一提的是, GTD的方式雖然可以協助我們將日常的大小事處理好, 但缺乏對長遠目標的規劃, 所以個人的長期目標規劃是需要從另一個角度來思考, 而非從GTD的觀點
我的GTD系統
蒐集: 主要是以PDA的記事本及G-mail 來執行. PDA的記事本可以用觸控筆鬼畫符, 所以應付隨時浮上腦海的事很好用. G-mail則是信件以及網路上資訊來源的集合.
規劃: 下一步動作及專案的部分, 是使用ListPro, PDA的資料可以與電腦同步. 行事曆則是使用Outlook的行事曆, 同樣是讓PDA與電腦同步
資料儲存: 網路及電腦的資料是使用Evernote做整合. 其他資料則使用傳統資料夾.
我還不算大忙人, 所以上述的簡單系統就足夠應付了. 其實剛開始嘗試GTD時, 也是找了一大堆方法及軟體, 最後把執行GTD本身弄得比要處理的事情本身還要複雜, 變得本末倒置. 所以最後演變成上述的方式. 有很多都省略了, 像是情境的設定及等待清單, 都被我簡化了, 畢竟, 是否照著GTD 的規距不重要, 重要的是要能符合自己的需要
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